個人事業主になってはじめて経理を経験した方にとって「仕訳帳」と「総勘定元帳」の違いがよくわからない…という悩みは決して珍しくありません。ただ、青色申告で65万円の控除を受けるには、この2つの帳簿を正しく作成しておく必要があります。
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- 仕訳帳の役割
- 総勘定元帳の役割
- 記帳の流れ（転記の仕組み）
- 記帳するときの注意点
仕訳帳とは、日々の取引を発生した順番に、借方・貸方の形で記録する帳簿のことです。「いつ、どんな取引があって、いくら動いたか」を時系列で確認できるのが特徴です。取引が発生するたびに記録していくので、事業のお金の動きを1件ずつ追いたいときに役立ちます。
総勘定元帳とは、仕訳帳に記録した取引を、勘定科目ごとに整理し直した帳簿のことです。「現金」「売上」「通信費」といった科目ごとに、取引の内容と残高がまとまっているため、特定の科目のお金の動きだけを確認したいときに便利です。仕訳帳と総勘定元帳は、どちらも青色申告で作成が義務づけられている「主要簿」にあたります。
- 仕訳帳：取引を時系列で記録する帳簿
- 総勘定元帳：取引を勘定科目ごとに整理する帳簿
実際にどのように記帳が流れていくのか、例で確認してみましょう。たとえば、次のような取引があったとします。
「文房具を現金3,000円で購入した」
| 日付 | 借方 | 貸方 | 金額 | 摘要 |
|---|---|---|---|---|
| ◯月◯日 | 消耗品費 | 現金 | 3,000円 | 文房具購入 |
この記事では、わたしが普段使っている仕訳パターンを例にご紹介しています。ご自身の状況に合っているかどうかは、お近くの税務署もしくは税理士さんに相談してみてくださいね！
この仕訳帳の内容を、総勘定元帳では勘定科目ごとに転記します。「消耗品費」の元帳と「現金」の元帳、それぞれに同じ取引を記録していく流れです。
| 日付 | 摘要 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|
| ◯月◯日 | 消耗品費（文房具購入） | 3,000円 |
※「現金」の総勘定元帳への転記例です。実際の残高は、それまでの取引によって変わります。
1つの取引を、仕訳帳には時系列で、総勘定元帳には勘定科目ごとに、それぞれ記録するというのが記帳の基本の流れです。会計ソフトを使えば、仕訳帳に入力した内容が自動的に総勘定元帳へ転記されるため、同じ取引を手作業で二重に記帳する必要はありません。
- 仕訳帳と総勘定元帳の内容にずれがないか、定期的に見直しましょう。転記ミスがあると、決算書の数字が合わなくなる原因になります。
- 総勘定元帳は勘定科目ごとに作成するため、科目数が多いと管理が大変になります。会計ソフトを使うと自動で整理されるので安心です。
- 確定申告の時期にまとめて記帳しようとすると、取引量が多くなり大変です。日々こまめに記帳しておくことをおすすめします。
仕訳帳は取引を時系列で、総勘定元帳は取引を勘定科目ごとに記録する帳簿です。1つの取引を、それぞれの視点で記録することが、正確な決算書の作成につながります。日々の記帳を仕組み化しておくと、確定申告の時期もあわてずに済みます。
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