学会に参加したときの仕訳【医療ライター向け】

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学会に参加したときは、費用ごとに勘定科目を分けて仕訳します。目安は、参加費が「研修費」、年会費が「諸会費」、交通費と宿泊費が「旅費交通費」です。懇親会費は、「接待交際費」で記帳する考え方があります。

参加費・年会費・移動費は性質が違う費用なので、1つにまとめず、費用ごとに分けて記帳します。会計ソフトに「研修費」の科目が見当たらないときは、「雑費」で記帳しても構いません。どちらかに決めたら、毎年同じ科目で続けましょう。

医療の分野は、ガイドラインや治療の考え方が更新されていく分野です。学会は、その動きに直接触れられる場で、元医療職のライターにとっては、現場を離れたあとも最新の知見を確認できる機会になります。

業務に直接必要な知識を得るための費用は、必要経費として考えられます。そのため、担当している記事のジャンルと、学会の内容がつながっていることが、経費にする前提です。趣味や関心だけで参加した分野の学会は、事業との関連を説明しにくくなります。

◯◯学会の学術集会に、東京へ1泊2日で参加したケースです。金額はすべて税込で、税込経理の例です。カード払いは、事業用のクレジットカードを使った例にしています。

学会の年会費12,000円を、普通預金から振り込んだ

学術集会の参加費15,000円を、事前登録して事業用カードで払った

1行目がカードを使った日、2行目が口座から引き落とされた日の仕訳です。カードと口座を連携している会計ソフトなら、引き落とし日の仕訳は自動で入ることもあります。

東京までの新幹線往復27,000円を、事業用カードで払った

引き落とし日の仕訳は、パターン02と同じ流れです。飛行機・バス・タクシーなど、会場までの移動にかかった費用も、旅費交通費で記帳します。

ホテルの宿泊費11,000円（1泊・朝食付き）を、事業用カードで払った

宿泊費は、旅費交通費にまとめて記帳するのが一般的です。「宿泊費」の科目を作って分けても構いません。朝食付きプランは、朝食代を分けずに、宿泊費に含めて記帳します。

懇親会費8,000円を、当日に現金で払った

参加費とは別に払う懇親会費は、参加費（研修費）と分けて記帳します。領収書に内訳が書かれていないときは、主催者に確認しておくと安心です。

学会に1回参加するだけで、参加費・交通費・宿泊費・懇親会費と、仕訳が何本も出てきます。カードや口座の明細を取り込める会計ソフトなら、入力の手間を減らしやすくなります。

会計ソフトは年会費がかかるのがデメリットです。それでも、手書きに比べて格段に手軽で、パソコン・スマホ・マイナンバーカードがあれば、家から一歩も出ずに確定申告まで進められます。