「電子帳簿保存法って、結局わたしは何をすればいいの…？」
ニュースやSNSで見かけて「対応しなければ…！」と思いながら、結局何から手をつければいいのかわからず後回しにしていませんか？事業に一生懸命になると、経理の勉強にまとまった時間を取るのは難しいですよね…。この記事では、法律用語の説明は最小限にして、個人事業主が実際にやるべきことを、作業の手順として整理しました。
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この記事でわかること
- 電子帳簿保存法で個人事業主が対応すべきことの範囲
- 電子取引データを保存する具体的な手順
- 紙の領収書・レシートの扱い方
- 保存するときに気をつけたいポイント
個人事業主がまず対応すべきことは、メールやウェブサイトなど、電子的にやり取りした請求書・領収書のデータを、データのまま保存しておくことです。紙に印刷してファイリングするだけでは、要件を満たしたことになりません。
2024年1月から、電子取引のデータ保存はすべての事業者に対して完全義務化されました。個人事業主かどうか、事業の規模がどれくらいかといった違いは関係ありません。メールに添付されて届いた請求書、ネットショップの領収書、クラウドサービスの利用明細など、パソコンやスマホの画面上でやり取りが完結した書類が対象になります。
わたしは仕事のやり取りをほぼWeb上で完結させているので、請求書や領収書もすべてデータのまま発行・受領・保存しています。店舗で買い物をしたときだけ、紙のレシートを受け取る機会があるという状況です。実際にどう対応しているか、手順にして整理しました。
請求書・領収書をデータで受け取る
メールに添付されたPDFや、サービスサイトからダウンロードした領収書は、印刷せずそのままデータで保管します。
店舗のレシートはスマホで撮影
事務用品などを店舗で購入したときは、レシートをその場でスマホのカメラで撮影しておきます。
撮影した画像・データをパソコンへ転送
スマホで撮った画像や、受け取ったデータをパソコンに移動させます。
会計ソフトに記帳する
内容を確認しながら、会計ソフトに取引を入力します。
年ごとのフォルダにまとめて保存
「〇年経費」のようにわかりやすい名前をつけたフォルダに、まとめて保存しておきます。
会計ソフトへの記帳に不安がある方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
→ freeeとマネーフォワード比較｜あなたに合う会計ソフトはどっち？
検索要件について。取引の日付・金額・取引先で検索できるように保存するのが原則ですが、前々年の売上高が5,000万円以下の個人事業主は、税務調査でデータの提示を求められた際に対応できれば、検索要件そのものを満たさなくても問題ありません。とはいえ、ファイル名を「20260115_5500_〇〇株式会社.pdf」のように日付・金額・取引先の順で統一しておくと、後から自分で探すときにも便利です。
紙で受け取った領収書やレシートは、これまでどおり紙のまま保存しておいても問題ありません。スキャンしてデータ化する「スキャナ保存」は任意の対応であり、義務ではないためです。
注意したいのは、メールやサイトから受け取った電子データを、紙に印刷して保存するだけで済ませてしまうケースです。電子的にやり取りしたものは、印刷した紙ではなくデータそのものを保存しておく必要があります。うっかり印刷だけで満足してしまわないよう気をつけましょう。
保存しておく期間の目安は、青色申告の場合で原則7年間です（前々年の所得が300万円以下など一定の場合は、一部の書類が5年に短縮されます）。白色申告の場合は、帳簿は7年、それ以外の書類は5年が目安です。細かい扱いはご自身の状況によって変わることもあるため、迷ったときはお近くの税務署もしくは税理士さんに確認してみてくださいね。
青色申告で65万円の特別控除を受けたい方は、電子帳簿の保存やe-Taxでの申告が条件のひとつになります。あわせてこちらもご覧ください。
→ 青色申告特別控除65万円の要件とは？必須の3条件
→ 確定申告をe-Taxで！スマホで完結する手順を紹介
電子帳簿保存法で個人事業主が対応すべきことは、メールやサイトから受け取った請求書・領収書などの電子データを、データのまま年ごとのフォルダなどに保存しておくことです。紙の書類は、これまでどおり紙で保存しておいて問題ありません。
日々の記帳とあわせて対応しておけば、確定申告のときにあわてずに済みます。
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