取材の交通費を立て替えたとき・クライアントに請求したときの仕訳

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取材で使った交通費をクライアントに請求するときの仕訳は、立替金で処理する方法と、売上と旅費交通費の両方に計上する方法の2通りです。

どちらの方法でも、最終的な利益（もうけ）は変わりません。違うのは、請求した交通費を「売上」に含めるかどうかです。

立替金は、クライアントの代わりに一時的に払ったお金を、あとで返してもらう権利（資産）として記録する科目です。売上にも経費にもならないので、交通費の分だけ売上が膨らむことはありません。

売上＋旅費交通費の方法は、請求した交通費を報酬と同じように売上に入れ、払った交通費は経費として並べて記録します。売上と経費が同じ額だけ増えるので、利益額は立替金のときと同じになります。

報酬と交通費を分けて請求する場合の流れです。立替金で処理するときは、立て替えたときの借方を「旅費交通費」ではなく「立替金」にします。仕訳は「立て替えたとき」「請求したとき」「入金されたとき」の3回です。

取材の往復電車代3,000円を現金で支払い、執筆料20,000円とあわせて請求。交通費は報酬と分けて請求し、源泉徴収は執筆料20,000円の分（10.21%で2,042円）だけが行われた場合です。消費税は考えない簡易例にしています。

請求書を出した時点で、立替金は売掛金に振り替わって消えます。立替金の残高が残っているときは、請求もれのサインです。

取材で宿泊して、宿泊費もまとめて請求する場合も流れは同じです。借方を立替金にするだけです。宿泊費の科目や、家事按分がいらない理由はこちらで整理しています。

報酬と交通費を合算して請求する場合の流れです。払ったときは「旅費交通費」、請求したときは交通費の分も「売上」に含めます。

取材の往復電車代3,000円を現金で支払い、執筆料20,000円と合算して23,000円を請求。支払う側が23,000円全体を源泉徴収の対象とした場合です（23,000円×10.21%＝2,348円。1円未満は切り捨て）。

原稿料は源泉徴収の対象で、税率は支払金額100万円以下の部分で10.21%です（100万円を超える部分は20.42%）。

では、報酬と一緒に払われる交通費はどうでしょうか。国税庁のタックスアンサーでは、旅費や宿泊費の支払も、原則として報酬・料金等に含まれ、源泉徴収の対象になるとされています。

例外は、通常必要な範囲の金額を、支払う側が直接ホテルや旅行会社等に支払った場合です。この場合は報酬に含めなくてよいとされています。ライターが自分で払った交通費を請求するケースは、この例外にあてはまらないため、原則どおりなら交通費も源泉徴収の対象です。

仕訳例 01と02の入金額を比べると、差がよくわかります。

差は306円です。ただ、源泉徴収された所得税は、確定申告で計算した所得税から差し引かれます。差し引かれた分が損になるわけではなく、納める税金の前払いと考えてください。

実務では、実費を報酬と分けて明記し、立替精算として源泉徴収の対象外にする運用もあるといわれています。ただ、どう扱うかは支払う側（クライアント）の判断です。帳簿には、支払明細に書かれた実際の源泉徴収税額をそのまま記帳します。

取材先に謝礼を支払うときの源泉徴収は、また別の整理が必要です。こちらにまとめています。

請求書の書き方に合わせて方式を選び、同じクライアントでは方法を揃えると、迷いにくくなります。

交通費以外の取材まわりの費用は、別の科目で処理します。取材先への手土産は、交通費とは別に整理します。

名刺の作成費用も、取材ごとに請求する交通費とは違い、自分の事業全体のための費用として処理します。