納品はとっくに終わっているのに、報酬が振り込まれない。催促のメールを送っても返事がない…。
このまま売掛金に残しておいていいのか、それとも経費にできるのか。いつまで待てばいいのかも気になりますよね。
この記事では、報酬が回収できなくなったときの仕訳と、貸倒損失にできる条件を整理しました。回収できないことを説明するための、やり取りの記録の残し方もまとめています。
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- 報酬が回収できなくなったときの仕訳（貸倒損失／売掛金）
- 貸倒損失にできる3つの条件と、連絡が取れないだけでは足りない理由
- 取引停止から1年以上たった場合などの仕訳例
- 証拠として残しておきたい、やり取りの記録
この記事では、一般的な仕訳パターンを例にご紹介しています。税務の取り扱いは、国税庁の通達などをもとにまとめています。貸倒損失にできるかどうかは、個別の事情で判断が分かれます。ご自身の状況に合っているかどうかは、お近くの税務署もしくは税理士さんに相談してみてくださいね！
なお、納品・請求のタイミングで売上と売掛金を帳簿に入れている前提で解説します。
納品して請求も済ませた報酬が、回収できなくなったとき。仕訳は、借方を「貸倒損失」、貸方を「売掛金」にします。
売上は取り消しません。納品して売上に計上した報酬のうち、回収できなくなった分を「貸倒損失」という経費にして、売掛金を消します。
ただし、ここに落とし穴があります。入金が遅れている、連絡が取れないというだけでは、貸倒損失にできません。貸倒損失にできるのは、回収できないことがはっきりした場合です。
| 状況 | 貸倒損失にできる？ | 考え方 |
|---|---|---|
| 入金が遅れている | まだできない | 回収できる可能性が残っている |
| 連絡が取れない（取引停止から1年未満） | 原則としてまだできない | 連絡不通だけでは、回収不能がはっきりしたとは言えない |
| 再生計画の認可などで、債権が法的に切り捨てられた | できる（切り捨てられた分） | 法律上、回収できなくなった |
| 相手の資産状況などから、全額回収できないことが明らか | できる（全額） | 事実上、回収できない |
| 継続して取引していた相手との取引を止めてから、1年以上たった | できる（備忘価額を残す） | 形式的な基準を満たした |
貸倒損失にできるのは、国税庁の通達で整理されている次の3つの場合です。連絡が取れない状態が続いているだけでは、どれにもあてはまりません。
会社更生計画や再生計画の認可、特別清算の協定、関係者の協議による決定などで、債権の一部が法的に切り捨てられたときです。切り捨てられた金額を、その事実があった年分の必要経費にします。
相手の資産状況や支払能力から見て、全額が回収できないことが明らかな場合です。一部でも回収できる見込みがあるときは使えません。担保物があるときは、担保物を処分したあとでなければ貸倒れにできません。
売掛債権については、相手との取引を止めてから1年以上たったときに、備忘価額を残して貸倒れとして処理できます。担保物がある場合は対象外です。
備忘価額は、債権が残っていることを帳簿に示すための金額で、1円とするのが一般的です。この条件は、継続して取引していた相手が想定されています。単発の依頼だけの相手に使えるかどうかは、税理士さんに確認すると安心です。
報酬の未払いが起きやすい場面は、事例で見ておくとイメージしやすくなります。
3つの条件のどれにあたるかは、相手の状況によって判断が分かれます。貸倒損失にしてよいか迷うときは、税理士さんに相談する方法もあります。
クライアントのA社に記事執筆料50,000円を請求済みで、売掛金に50,000円が残っているケースで考えます。
源泉徴収は、原則として報酬が実際に支払われるときに差し引かれるものです。未入金の報酬には、源泉徴収税額の仕訳は入りません。
継続して取引していたA社との取引を止めてから1年以上たち、備忘価額1円を残して貸倒れにするとき（条件 03）です。
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 貸倒損失 | 49,999円 | 売掛金 | 49,999円 | A社 記事執筆料（○月納品）取引停止から1年経過 備忘価額1円を残す |
売掛金には1円だけ残ります。この1円は、債権がまだ消えていないことを示す目印です。
A社が事業をやめ、所在もわからず、資産も確認できないなど、全額回収できないことが明らかなとき（条件 02）です。
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 貸倒損失 | 50,000円 | 売掛金 | 50,000円 | A社 記事執筆料（○月納品）事業廃止・所在不明のため全額回収不能 |
全額を貸倒損失にするので、売掛金は残りません。この判断は、あとから「本当に全額回収できなかったのか」と確認されやすい部分です。次の章の記録が役に立ちます。
貸倒損失は経費なので、その年の利益が減り、納める税金も減ります。ただ、減るのは税金の分だけです。回収できなかった報酬そのものが戻ってくるわけではありません。
貸倒損失は、回収できないことを客観的に説明できる記録がカギになります。連絡が取れなくなってから慌てないよう、残しておきたい記録を整理しました。
| 記録の種類 | 具体例 | 何の証明になるか |
|---|---|---|
| 取引の記録 | 発注メール、契約書、クラウドソーシングの契約画面、納品の記録、請求書の控え | 報酬が実際に発生していたこと |
| 督促の記録 | 催促メールやチャットの履歴（日付がわかる形）、電話した日時のメモ、必要に応じて内容証明郵便 | 回収しようと試みたこと |
| 連絡不通の記録 | 返信がない状態のスクリーンショット、郵便物の返送、取引を止めた日のメモ | 取引停止の時期と、連絡が取れない状況 |
| 相手の状況がわかる資料 | 倒産・廃業の通知、事業停止がわかる情報、所在不明がわかるもの | 全額回収できないことが明らかなこと |
納品後に連絡が途絶えたときは、次の順番で記録を残しておくと、あとから経緯を説明しやすくなります。
取引を止めた日の考え方は、状況によって異なります。判断に迷うときは、税理士さんに確認してください。
納品後に連絡が途絶えたときの動き方は、こちらで整理しています。
そもそも未入金を防ぐには、仕組みで守られる取引を選ぶ方法もあります。クラウドソーシングの仮払いの仕組みと注意点は、こちらで解説しています。
未払いや連絡不通につながりやすい失敗パターンは、こちらの記事でも紹介しています。
仕訳は「貸倒損失／売掛金」で、貸倒損失にできるのは、回収できないことがはっきりした場合だけです。入金の遅れや連絡不通だけでは、まだ計上できません。
- 貸倒損失にできるのは、法律上切り捨てられた場合、全額回収不能が明らかな場合、取引停止から1年以上たった場合（備忘価額を残す）の3つ
- 取引停止から1年以上たった場合は、備忘価額1円を残して「貸倒損失／売掛金」で処理する
- 督促・連絡不通・取引停止日・相手の状況の記録を残しておく
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