領収書をなくした経費はどう処理する？対処法と予防策

経費の領収書をなくしてしまった、会計時にもらい忘れてしまった。

気づいた瞬間「これ、経費にできないかも……」と青ざめた経験がある方も多いのではないでしょうか？

領収書がなくても経費として処理する方法はあります。この記事では、領収書を紛失してしまったとき・もらい忘れたの対処法と、今後同じことを繰り返さないための予防策を整理しました。

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– この記事でわかること –

領収書がなくても経費にできる

経費として計上するために、必ずしも領収書そのものが絶対条件というわけではありません。

税務上重要なのは、「いつ・どこで・何に・いくら使ったか」を客観的に説明できる記録が残っているかという点です。

領収書はその記録を証明する手段のひとつであって、唯一の手段ではありません。なくしてしまった場合は、別の方法で記録を残せば経費として処理できます。

Point / 代表的な代替手段

領収書がない場合の代表的な対処法が「出金伝票」です。市販の出金伝票、または手書きのメモでも、必要な項目が揃っていれば記録として認められます。

出金伝票の書き方｜4つのステップ

出金伝票は文房具店や100円ショップでも購入できます。書き方はシンプルで、次の項目を埋めるだけです。

1

日付を記入する

支払った日付を記憶をたどって記入します。カレンダーや取引先とのやり取りが残っていれば、それを参考にすると正確です。
2

支払先を記入する

お店の名前や取引相手の名称を記入します。正式名称がわからない場合は、わかる範囲で構いません。
3

金額と内容（摘要）を記入する

支払った金額と、「打ち合わせ用のコピー代」「業務用の文具購入」など具体的な用途をメモします。用途があいまいだと経費として認められにくくなるため、できるだけ具体的に書きましょう。
4

自分の氏名・押印欄を記入する

作成者として自分の名前を記入します。認印があれば押しておくと、より記録としての体裁が整います。

注意 / 出金伝票の多用は避ける

出金伝票はあくまで領収書がもらえなかった場合の例外的な対応です。本来もらえるはずの領収書を出金伝票で済ませることが続くと、税務調査の際に「本当に支払ったのか」を疑われるリスクがあります。日常的な支払いでは、できる限り領収書やレシートを受け取る習慣をつけておきましょう。

領収書をもらい忘れやすいケース

特にもらい忘れが起こりやすいのは、次のような場面です。

これらは領収書自体が発行されない、または受け取りづらい場面です。この場合も出金伝票にメモを残しておけば、記録として扱えます。

レシート紛失を防ぐための予防策

とはいえ、出金伝票での対応はできるだけ減らしたいところです。日頃からできる予防策を整理しました。

予防策	ポイント
受け取った直後にスマホで撮影する	その場で記録を残せば、あとから紛失しても内容を確認できる
専用の封筒・ポーチにその日のうちに入れる	財布に入れっぱなしにせず、決まった保管場所を作る
会計ソフトのレシート読み取り機能を使う	撮影と同時にデータ化・仕訳まで進められる
週に一度など、定期的に整理する時間を決める	ためすぎると紛失リスクも管理の手間も増える