はじめての確定申告。
「これは経費にしていいのかな？」と迷うこと、ありますよね。
家賃やカフェ代、スマホ料金など…
「仕事で使ってるけど、全部はダメ？」と不安になる方も多いはず。
この記事では、そんな「判断に迷いやすい支出」を項目ごとに整理して解説していきます。
確定申告の時期を迎える前に、経費の処理が合っているかどうか、今一度確認しておきましょう。
- 経費として認められるかどうかの判断基準
- カフェ代・スマホ・家賃・洋服など、迷いやすい8項目の判定
- 原則として経費にできない支出の一覧
- グレーゾーンな支出と税務トラブルを避けるコツ
「これは経費にしても大丈夫かな…？」と迷ったときは、「その支出が仕事のために必要だったかどうか」を基準に考えてみましょう。
税務上、経費として認められるのは「業務に直接関係がある支出」に限られます。
たとえば、取材のために使った電車代や、仕事用に購入した文房具などは経費にできますが、プライベートな買い物は対象外です。
また、仕事と私生活のどちらにも関わる支出（スマホ代や家賃など）は、使っている割合に応じて分けて処理する必要があります（家事按分）。
「仕事に関係ある支出」と胸を張って言えるかどうか。
ここが、経費として計上する際の判断基準になります。
「これって経費にしていいのかな…？」と迷うこと、ありますよね。
ここでは、個人事業主が判断に悩みやすい経費の具体例を、項目別にまとめました。
各カードの右上のラベルが判定の目安です。
打ち合わせや取材など、仕事相手とのやりとりのために利用したカフェ代は経費OK。
ただし、一人でカフェに入って作業をした際のコーヒー代は、原則として経費にはできません。
プライベート利用との線引きが難しく、「生活費の一部」とみなされる可能性があるためです。
出張先などでやむを得ず利用した場合は、日時・目的・業務内容をメモしておきましょう。
「その場所・その飲み物がなければできない仕事だったのか？」と考えると判断しやすいですよ。
仕事と私用で兼用している場合は、業務で使った割合に応じて按分するのが基本です。
たとえば、1週間のうち約20時間を仕事でスマホに使っているなら、168時間のうち約12%が業務利用。
通信費のうち12%だけを経費として記帳します。
割合については、税務調査で根拠を説明できるように使用時間などのメモを残しておくことが大切です。
自宅で仕事をしている場合、家賃や電気代の一部を経費にできます。
「仕事スペースの面積」や「1ヶ月あたりの稼働時間」をもとに、使った割合で按分するのがポイント。
たとえば3部屋のうち1部屋を仕事専用に使っているなら、家賃の1/3を経費に計上するなど。
按分の根拠はメモに残しておきましょう。
基本的に、装飾品の代金や美容室代は経費にできません。
ただし、スタイリスト・モデル・インフルエンサーなど、外見を業務の一部として使っている職種では、撮影用の衣装やヘアメイク費などが認められることもあります。
ライターの場合は、レビュー記事を執筆するためにガジェットやコスメを購入した際、取材・資料費として計上できるケースも。
ただし購入後に私用でも使っている場合は按分処理が必要です。
記事のURLや購入理由、使用目的などを記録しておくと、あとから説明しやすくなりますよ。
仕事に関係する本の購入費やセミナー代は、スキルアップや情報収集の一環として経費にできます。
娯楽目的とみなされないよう、本のタイトルや必要性などをメモしておくと安心です。
仕事のための移動にかかった交通費は、経費として計上できます。
クライアントとの打ち合わせや取材で使った電車代やガソリン代などが対象です。
プライベート利用と混ざりやすいので、「どこへ・何のために行ったか」を記録しておきましょう。
仕事の関係先に贈る手土産やプレゼント代は、「接待交際費」として経費にできます。
クライアントを訪問する際に持参したお菓子や、契約成立時のちょっとした贈り物など。
誰に・何のために渡したかをメモして、領収書と一緒に保管しておきましょう。
業務に使うノートやペンなどの文房具は、「消耗品費」として経費にできます。
取材メモ用のノートや書類整理用のファイル、封筒・切手などが対象です。
業務用として購入したことが伝わる記録を残しておきましょう。
一見、経費として処理できそうにみえても、実は対象外だった…という支出もあります。
私用との境界があいまいなものや、使い方によって判断が分かれるケースには注意が必要です。
プライベートな支出は経費にはできません。
事業主本人の生活費や個人の税金、医療費などは、「事業主貸」で処理しましょう。
- 家族や自分の生活費
- 個人事業主本人の所得税・住民税
- 個人事業主本人の国民年金・健康保険料
- 医療費・予防接種・人間ドックなどの健康管理費
所得税や住民税は「個人の税金」なので経費にはなりません。
一方、個人事業税や消費税（課税事業者の場合）は事業そのものにかかる費用とみなされるため、経費として計上できます。
仕事の内容や使い方によって、経費として認められるかどうかが分かれる支出もあります。
ポイントになるのは「その支出が事業と関係しているか」を説明できるかどうかです。
- カフェ代（コーヒー代など）：一人で利用した場合は生活の延長とみなされることも
- おしゃれ着・靴・メイク用品：撮影やイベントなど業務目的ならOK。普段使いのものはNG
- 書籍や雑誌・動画サブスク：テーマが仕事と関係あるなら可能性あり。娯楽目的はNG
- 自宅の家具やインテリア雑貨：執筆スペース用のデスク・椅子ならOK。兼用の場合は按分処理を
- スマホ・パソコンのアクセサリ：業務で使っている機器に必要なものであれば経費の対象に
- カメラや撮影機材：コンテンツ制作・商品撮影のためならOK。高額なものは減価償却が必要な場合も
経費を支払ったら、詳細を記録するクセをつけておきましょう。
用途・日付・相手・目的などを領収書の裏や帳簿にメモしておくと、後から確認しやすくなります。
根拠がしっかりしていれば、税務調査でも落ち着いて対応できますよ。
ご自身の状況に合っているか不安な場合は、お近くの税務署もしくは税理士さんに相談してみてくださいね！
「ネットで色々調べたけど、よく分からない…」
「本当にこれで合っているのか不安…」
そんなときは、プロの力を借りるのも選択肢のひとつです。
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- 経費として認めてもらうには「仕事に関係ある支出」と説明できることが重要
- 仕事とプライベートが混在する支出（スマホ・家賃・電気代）は家事按分で対応
- 打ち合わせのカフェ代・交通費・書籍代・手土産代などは条件を満たせば経費OK
- 生活費・所得税・健康保険料・医療費は原則として経費対象外（事業主貸で処理）
- グレーゾーンの支出は「事業との関連性」を説明できるかどうかが判断の鍵
- 領収書には日付・用途・相手・目的のメモを添えて記録を残す習慣を
- 迷ったときはプロへ相談するのが安心への一番の近道
ご自身の状況に合っているか不安な場合は、お近くの税務署もしくは税理士さんに相談してみてくださいね！
確定申告が近づくと、税務署の窓口は大混雑。
「ちょっと聞きたいだけなのに…」と焦らないために、日頃から正しく記録・記帳しておくことが一番の安心策です。
それでも不安なときは、プロに頼るのが正解ですよ。
