「納品した日に記帳するべき？ それとも報酬が振り込まれた日？」
個人事業主として活動をし始めたばかりのころ、取引の記録をどのタイミングですればいいのか、迷ったことはありませんか。ライターやデザイナーなどの在宅ワークは、納品から報酬の受け取りまでにタイムラグが生じることが多く、記帳のタイミングで手が止まりやすいポイントです。この記事では、現金主義と発生主義の違いと、個人事業主が記帳のタイミングをどう考えればいいかを整理しました。
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この記事でわかること
- 発生主義と現金主義、それぞれの記帳タイミングの考え方
- 青色申告特別控除との関係
- クレジットカード払いを例にした仕訳の具体例
- 現金主義の特例を使う場合の条件と注意点
個人事業主の所得計算は、原則として取引が発生した時点で記録する「発生主義」にもとづいて行います。売上は納品や検収が完了した時点、経費は商品やサービスを受け取った時点で計上し、入金や支払いがまだでも記帳します。白色申告であっても、この発生主義の考え方をベースにした記帳が求められます。
一方、現金の入出金があった時点で記録する「現金主義」という方法もありますが、こちらは一定の条件を満たした小規模事業者だけが、届出によって選べる特例的な方法です。
発生主義は、売上や経費が発生した時点で記帳し、入金・支払いがまだの分は売掛金や未払金として管理する方法です。事業の実態をそのタイミングで正確に把握できる一方、記帳する回数がやや多くなります。
現金主義は、実際にお金が動いたタイミングだけを記録する方法です。売掛金や未払金の管理が不要でシンプルですが、その分「今どれだけの仕事が進んでいて、いくら入ってくる予定か」という実態が帳簿からは見えにくくなります。
10,000円の事務用品をクレジットカードで購入し、代金が翌月末に口座から引き落とされる場合を例に、発生主義での記帳を見てみます。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|---|
| 購入日 | 消耗品費 10,000円 | 未払金 10,000円 | 事務用品購入（○○店） |
| 引落日 | 未払金 10,000円 | 普通預金 10,000円 | クレジットカード引落し |
発生主義では、購入した時点と、実際に引き落とされた時点の2回に分けて記帳します。現金主義であれば、引落日の仕訳だけで済みますが、購入した時点では帳簿に何も反映されません。
この記事では、わたしが普段使っている仕訳パターンを例にご紹介しています。ご自身の状況に合っているかどうかは、お近くの税務署もしくは税理士さんに相談してみてくださいね！
わたしがクライアントさんと結んでいる契約は、月末締め・翌月末払いというケースが多く、納品日から報酬の受け取りまでにタイムラグが発生することがよくあります。記帳の漏れや忘れを防ぐため、報酬が発生した納品のタイミングで、発生主義にもとづいてすぐに記帳することを心がけています。
現金主義による所得計算の特例を利用するには、次の3つの条件をすべて満たす必要があります。
・青色申告者であること
・前々年の事業所得と不動産所得の合計額が300万円以下の小規模事業者であること
・「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」を、期限内（その年の3月15日まで。新規開業の場合は開業日から2か月以内）に提出していること
現金主義の特例を選ぶと、青色申告特別控除は最大10万円までとなり、複式簿記による記帳とe-Taxなどの要件を満たすことで受けられる65万円（2027年分以降は75万円）の控除は適用できなくなります。記帳の手軽さと控除額のどちらを優先するか、事前に比較しておくと安心です。
個人事業主の記帳は、原則として取引が発生した時点で記録する発生主義で行います。現金主義は、条件を満たした小規模事業者が届出によって選べる特例であり、記帳は簡単になる一方、青色申告特別控除の上限が下がるという違いがあります。納品日と入金日にタイムラグがある働き方だからこそ、発生主義での記帳を習慣にしておくと、記帳漏れを防ぎやすくなります。
この記事では、一般的な記帳の考え方を整理しています。ご自身の事業に合った方法かどうかは、お近くの税務署もしくは税理士さんに相談してみてくださいね！
発生主義での記帳は、取引のたびに売掛金や未払金を管理する必要があり、手作業だと手間がかかります。簿記の知識がなくても質問に答えるだけで仕訳が完成するfreee会計なら、発生主義での記帳もスムーズに進められます。
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