クライアントさんから「契約書や請求書は郵送でお願いします」と言われた。かかった費用は帳簿にどう書けばいいの…？切手代は通信費？それとも荷造運賃？まとめ買いした切手は、買った日に全額経費にしていいの？
この記事では、請求書・契約書を郵送したときの仕訳を、切手とレターパックに分けて整理しました。年末に切手が余ったときの処理まで、そのまま転記できる形でまとめています。
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- 請求書・契約書を郵送したときの勘定科目
- 通信費と荷造運賃の使い分け
- まとめ買いした切手・レターパックの年末の扱い
- そのまま転記できる仕訳パターン（摘要欄つき）
- 私用との区別や収入印紙など、迷いやすい注意点
請求書や契約書など、書類を郵送したときの郵送代は「通信費」で仕訳します。切手で出しても、レターパックで出しても同じです。
借方は通信費。貸方は、お金の出どころに合わせます。現金で買ったなら「現金」、事業用の口座から払ったなら「普通預金」です。
ただし、切手やレターパックは「いつ通信費にするか」で、処理の方法が分かれます。この点は次の見出しで説明します。
迷いやすいのは、同じ郵便サービスでも、送るものによって科目が変わる点です。
| 送るもの | 勘定科目 | 例 |
|---|---|---|
| 書類（請求書・契約書・見積書など） | 通信費 | 請求書を切手で郵送 |
| 商品・物品 | 荷造運賃 | 販売する商品をレターパックで発送 |
| 販促のダイレクトメール | 広告宣伝費 | お客さま向けのDM |
同じレターパックでも、中身が書類なら通信費、商品なら荷造運賃です。通信費と荷造運賃の線引きに、税法上の明確なルールはないとされています。大事なのは、一度決めた基準を毎年そろえて使うことです。
簡易書留や速達の追加料金も、書類を送るなら通信費にまとめて入れます。
通信費には、切手代のほかに、canvaなどのクラウドサービスの利用料も入ります。月払い・年払いの考え方は、こちらで整理しています。
買った日に「通信費」にして、年末に残った分だけ「貯蔵品」に振り替える方法が、実務ではよく使われます。
切手は、お金と同じ価値を持つ金券のようなものです。そのため原則は、買った時点では「貯蔵品」という資産にして、郵送に使った日に通信費へ移します。ただ、使うたびに仕訳を入れるのは手間がかかります。
そこで、買った日にまとめて通信費にしておき、年末に未使用の分だけ貯蔵品へ移す方法がよく使われています。結果は原則と同じになります。
| 方法 | 買った日 | 使った日 | 年末 |
|---|---|---|---|
| 方法A（簡便） | 通信費にする | 仕訳なし | 残った分を貯蔵品へ |
| 方法B（原則） | 貯蔵品にする | 使った分を通信費へ | 仕訳なし |
この記事の仕訳例は、方法Aで書いています。どちらを選んでも構いませんが、毎回やり方を変えず、同じ方法で続けることが前提です。
年末が近いときは、必要な分だけ買うようにすると、数える手間も減らせます。
レターパックも、年末に未使用分があれば貯蔵品にします。料金は、2024年10月の改定後でライトが430円、プラスが600円です（執筆時点）。
ライトは郵便受けに届き、厚さ3cm以内が条件です。プラスは対面で受け取る方式で、確実に届けたい書類に向いています。どちらも追跡ができ、請求書や契約書のような信書も送れます。
勘定科目・金額・摘要欄（メモ）まで、そのまま転記できる形にしました。税込経理で、現金で払った場合の例です。
110円切手を10枚、現金で買った（買った日に通信費にする）
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 通信費 | 1,100円 | 現金 | 1,100円 | 切手10枚購入 |
この切手を貼って請求書を郵送した日は、仕訳を入れません。買った日に、すでに通信費にしているためです。
契約書を、郵便局の窓口で簡易書留にして郵送した（110円＋350円）
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 通信費 | 460円 | 現金 | 460円 | 契約書郵送（簡易書留） |
追加料金を分けず、合計の460円を1行で入力します。
レターパックプラス（600円）を5枚、現金で買った
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 通信費 | 3,000円 | 現金 | 3,000円 | レターパックプラス5枚購入 |
12月31日に、切手4枚（440円）とレターパックプラス1枚（600円）が残っていた
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 貯蔵品 | 1,040円 | 通信費 | 1,040円 | 切手・レターパックの未使用分（12月31日時点） |
翌年1月1日に、前年末の未使用分を通信費へ戻した
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 通信費 | 1,040円 | 貯蔵品 | 1,040円 | 前年末の未使用分を戻し |
販売する商品を、レターパックプラス（600円）で発送した
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 荷造運賃 | 600円 | 現金 | 600円 | 商品発送（レターパックプラス） |
中身が商品なので、通信費ではなく荷造運賃です。パターン03で買ったレターパックを使う場合も、使った日の仕訳は入れません。
- 現金で払った：（貸）現金
- 事業用口座から払った：（貸）普通預金
- 個人のお金や個人のカードで払った：（貸）事業主借
経費にできるのは、事業のために使った分だけです。私用の郵便に使った切手は、経費に入れません。事業用の切手は、分けて保管しておくと安心です。
方法Aと方法Bを、そのときの気分で使い分けるのはおすすめできません。一度決めた方法で、毎年続けましょう。
契約書に貼る収入印紙は、郵送代ではなく印紙税の納付です。切手と同じ「通信費」にはしません。電子データで交わす契約書は、印紙税がかからないとされています。
消費税の課税事業者の場合、切手やレターパックは、買ったときが非課税、郵送に使ったときが課税仕入れという扱いです。買った日に通信費にする方法は、継続して同じ処理をすることが条件になります。消費税の申告をしていない免税事業者の方は、この区分を考える必要はありません。
また、切手やレターパックには、日本郵便からインボイスは出ません。買ったときのレシートや領収書を、保管しておきましょう。
切手のまとめ買いや、年末の貯蔵品の振替は、つい後回しになりがちです。会計ソフトに1年分の仕訳をためておけば、年末に見返して、入れ忘れに気づきやすくなります。
会計ソフトは年会費がかかるのがデメリットです。それでも、手書きに比べると手軽で、パソコン・スマホ・マイナンバーカードがあれば、家から一歩も出ずに確定申告まで進められます。
質問に答えていくと、仕訳が自動で作られるタイプの会計ソフトです。簿記になじみがなくても、まず記帳を始めたい人に向いています。
もし簿記の知識があるなら、マネフォの方がおすすめです。日商簿記2級のわたしはマネフォの方が使いやすいので、今も愛用中です。記帳と確定申告もマネフォで行い、半月に1度まとめて入力することで、記帳の手間と心理的な負担を減らしています。
わたしも開業当初の1か月だけfreeeを使っていました。初心者向けのつくりなので、簿記の知識がある人にはやや使いづらい面もありました。仕訳の中身が見えるマネフォは、学びながら記帳したい人にも合います。
「この仕訳で合っているか確認したい」「申告まで相談したい」というときは、税理士さんに頼る方法があります。希望に合う税理士を紹介してもらえるサービスです。
日々の帳簿入力を外部に任せられる、記帳入力のアウトソーシングサービスです。対応エリアなどの条件は、サービスのページで確認してください。
- 請求書・契約書など書類の郵送代は、切手でもレターパックでも「通信費」で仕訳します。
- 商品を送るときは「荷造運賃」です。線引きに明確なルールはないため、一度決めた基準を続けます。
- まとめ買いした切手・レターパックは、買った日に通信費にして、年末に未使用分を貯蔵品へ移す方法がよく使われます。
- 貯蔵品にした分は、翌年1月1日に通信費へ戻します。
- 収入印紙は、切手とは別の科目で処理します。
切手やレターパックの記録も、会計ソフトを使えばぐっとラクになります。まずは無料で、操作感を試してみてください。
簿記の知識がある方は、マネーフォワード クラウド会計もおすすめです。
税理士さんに相談したいときは「税理士紹介エージェント」、記帳そのものを任せたいときは「記帳代行お助けマン」も選択肢のひとつです。
