取材のためにホテルを予約したが、取材が中止になったためホテルをキャンセルすることに。キャンセル料がかかってしまった。
泊まってもいないのに払うお金は、どの勘定科目で仕訳すればいいのでしょうか。クライアントが負担してくれる場合は、どう処理するのかも迷いますよね。
この記事では、取材中止でホテルのキャンセル料を払ったときの仕訳と、クライアントから補填されたときの処理を、金額入りの仕訳例つきで整理しました。
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- ホテルのキャンセル料の勘定科目
- 事務手数料と損害賠償金で変わる消費税の扱い
- 払ったとき・事前決済で一部返金されたときの仕訳例
- クライアントから全額・一部が補填されたときの仕訳例
- 領収書や契約まわりで見落としやすい注意点
借方は「雑費」、貸方は支払い方法に合わせた科目で仕訳します。事業用のクレジットカードなら「未払金」、事業用口座からの引き落としなら「普通預金」です。
取材のために予約したホテルは、仕事のためだけの支出です。取材の中止で発生したキャンセル料も、家事按分をせず全額を経費にできます。
キャンセル料の内訳に「事務手数料」と明記されているときだけ、「支払手数料」を使う方法もあります。どちらを使う場合も、同じ種類のキャンセル料には同じ科目を使い続けることが大切です。
宿泊そのものの代金ではないので、キャンセル料は宿泊費とは別の科目で管理するとスッキリします。
キャンセル料は、中身によって消費税の扱いが変わります。免税事業者の方は税区分を気にしなくてかまいませんが、課税事業者の方は次の整理を知っておくと安心です。
| キャンセル料の中身 | 例 | 勘定科目 | 消費税 |
|---|---|---|---|
| 解約に伴う事務手数料 | 時期に関係なく一定額の取消手数料 | 支払手数料または雑費 | 課税 |
| 逸失利益に対する損害賠償金 | 宿泊日が近づくほど割合が上がる、宿泊料の○%といったキャンセル料 | 雑費 | 不課税 |
| 区分できないもの | 領収書に内訳の記載がない | 雑費 | 不課税として扱う |
ホテルのキャンセル料は、宿泊日が近づくほど割合が上がる仕組みが一般的です。このタイプは損害賠償金の性質が強いため、宿泊料に対する割合で決まるキャンセル料は、不課税として扱うのが一般的です。
事務手数料と損害賠償金が1枚の領収書にまとめられていて、内訳がわからないときは、全額が不課税の扱いになります。判断に迷うときは、税務署か税理士さんに確認してください。
勘定科目・金額・摘要欄（メモ）まで、そのまま転記できる形にしました。金額は、宿泊料10,000円のホテルを例にしています。
仕訳パターン 01| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 雑費 | 8,000円 | 未払金 | 8,000円 | ○○ホテル 宿泊キャンセル料（○○社取材中止） |
日付は、カードが利用された日にします。税区分は、損害賠償金の性質なので「対象外」（不課税）です。個人のカードで払ったときは、貸方を「事業主借」にします。
仕訳パターン 02予約したときと、キャンセルしたときの2回に分けて仕訳します。予約の時点では、まだ宿泊サービスを受けていないので「前渡金」で計上します。
| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 前渡金 | 10,000円 | 普通預金 | 10,000円 | ○○ホテル 宿泊予約（事前決済・○○社取材） |
| 普通預金 | 2,000円 | 前渡金 | 10,000円 | ○○ホテル 取材中止により取消・返金 |
| 雑費 | 8,000円 | ○○ホテル 宿泊キャンセル料（○○社取材中止） |
予約時に「旅費交通費」で計上していた場合は、キャンセル時も旅費交通費で逆の仕訳を行います。
取材の中止がクライアントの都合で、キャンセル料を負担してもらえることになった。そんなときは、補填されるぶんを「立替金」で処理すると、売上や経費が膨らまずに済みます。
立替金は、あとで相手から返してもらう前提の、一時的な科目です。立て替えたときと、入金されたときの2回に分けて仕訳します。
仕訳パターン 03| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 立替金 | 8,000円 | 未払金 | 8,000円 | ○○ホテル 宿泊キャンセル料（○○社へ請求予定） |
| 普通預金 | 8,000円 | 立替金 | 8,000円 | ○○社よりキャンセル料補填分入金 |
立替金の税区分は「対象外」です。報酬と同じタイミングでまとめて入金されたときは、売上と立替金に分けて入力します。
仕訳パターン 04| 借方（左側） | 金額 | 貸方（右側） | 金額 | 摘要（メモ欄） |
|---|---|---|---|---|
| 立替金 | 5,000円 | 未払金 | 8,000円 | ○○ホテル 宿泊キャンセル料（5,000円を○○社へ請求） |
| 雑費 | 3,000円 | ○○ホテル キャンセル料のうち自己負担分 | ||
| 普通預金 | 5,000円 | 立替金 | 5,000円 | ○○社よりキャンセル料補填分入金 |
補填されなかった3,000円は、そのまま自分の経費（雑費）になります。
キャンセル料を全額「雑費」で経費にして、補填された金額を売上として計上する方法もあります。ただし、売上にすると課税事業者は消費税の課税売上になる点が変わります。どちらを使うかは、継続して同じ方法を使うのが基本です。
キャンセル料の金額と内訳がわかる領収書や明細は、必ず残しておきましょう。事務手数料と損害賠償金が分かれて書かれているかどうかで、消費税の扱いが変わるためです。
クライアントの都合で中止になったのか、自分の都合なのかで、補填してもらえるかどうかが変わります。キャンセル料の負担について、発注書や契約書、メールのやりとりを残しておくと、請求するときも帳簿を説明するときも安心です。
取材のついでに観光の宿泊も予約していたときは、取材に必要な1泊分のキャンセル料だけを経費にします。観光の宿泊のキャンセル料は、経費にしません。
取材が中止になっても、すでに買った手土産は、キャンセル料とは別の経費として処理します。
取材先に渡す謝礼を、先に支払ってしまっていた場合は、キャンセル料とは別の扱いです。源泉徴収が必要かどうかも含めて、別の記事で確認してください。
取材に備えて作った名刺は、取材が中止になっても、名刺の作成費用として別に処理します。
参考：freee「キャンセル料の勘定科目は？」／マネーフォワード「キャンセル料が発生した場合の仕訳と勘定科目まとめ」（本記事は2026年10月時点の情報をもとにしています）
取材が増えると、立替金やキャンセル料のように、通常の経費とは違う仕訳も増えてきます。
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- 取材中止で払ったホテルのキャンセル料は、（借）雑費／（貸）未払金または普通預金で仕訳し、全額を経費にできます。
- 事前決済で一部が返金されたときは、予約時の前渡金を取り消して、差額を雑費にします。
- 課税事業者の場合、事務手数料は課税、宿泊料に対する割合で決まるキャンセル料は不課税が一般的です。
- クライアントから補填されるぶんは「立替金」で処理し、補填されなかったぶんは雑費として自分の経費にします。
- 領収書の内訳と、誰の都合の中止かがわかるメールは、残しておきましょう。
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