「私、今の経理のやり方のままで大丈夫かな……」
クラウドワークスの支払い明細、ネットバンキングの取引履歴、Amazonの領収書。
気づけばパソコンの中に、いろんな形式のデータがバラバラに散らばっていませんか。
2024年から電子帳簿保存法が本格的に義務化されて、「なんだか難しそう」「うちみたいな小さな個人事業でも関係あるの？」と、不安に感じている方も多いと思います。
私自身、開業届を出したばかりの頃は税金や帳簿のルールがまったくわからず、正直ずっと後回しにしていました。
この記事では、フリーランスのWebライターが最低限おさえておきたい電子帳簿保存法の対応を、できるだけかみくだいてお伝えします。
- ✓電子帳簿保存法がフリーランスライターにも関係する理由
- ✓最低限やっておくべき対応の中身
- ✓今日から始められる3つのステップ
- ✓対応するときに見落としやすい注意点
規模の小さい個人事業主であっても、電子データで受け取った請求書や領収書は、印刷せずデータのまま保存しておく必要があります。
そう聞くと身構えてしまうかもしれませんが、怖がる必要はありません。
やることは大きく分けて「データを消さずに残すこと」「あとで検索できる状態にしておくこと」の2つだけです。
少しだけ背景をお伝えします。
2024年1月から、電子取引でやり取りした書類を紙に印刷して保存する方法は、原則として使えなくなりました。
クラウドワークスからダウンロードする支払明細や、ネットバンキングの取引履歴、Amazonや楽天の電子領収書なども、すべて「電子取引データ」にあたります。
会社員ではないから、案件規模が小さいから関係ない、ということはありません。
開業届を出して事業を行っている以上、フリーランスライターもこの対応の対象になります。
難しく考えなくて大丈夫です。私も最初は同じように戸惑っていました。
看護師を辞めてライターになったばかりの頃、経理のことなんて何も知らなくて、確定申告の時期になってから慌てて領収書をかき集めていたのを覚えています。
今は月に一度、30分だけ時間をとって整理する習慣にしています。
まずは、自分がどんな形で請求書や領収書を受け取っているか、一度書き出してみましょう。
クラウドワークスの支払い明細、銀行口座の取引履歴、Amazonや楽天の購入データなど、意外といろんな場所からデータが届いています。
次に、データをどう残すかのルールを決めます。
フォルダを年度・取引先ごとに分けて、ファイル名を「日付_取引先名_金額」の形式に統一するだけでも、検索性はぐっと上がります。
手作業に自信がない場合は、freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを使うのがおすすめです。
銀行口座やクレジットカードと連携させておけば、保存と検索の要件をほぼ自動でクリアしてくれます。
クラウド会計ソフトを使えば、電子帳簿保存法の要件をひとつずつ意識しなくても、自然に対応できてしまうことが多いです。
「全部自分できっちり管理しなきゃ」と気負わなくても大丈夫です。
年末が近づいてきたら、1年分のデータがきちんと揃っているか、一度見直す時間を作りましょう。
抜けや漏れがないかを年内に確認しておくだけで、確定申告の時期がぐっと楽になります。
気をつけたいのは、「うちは小さい事業だから大丈夫」と思い込まないことです。
相当の理由があれば猶予される措置もありますが、税務署から求められたときにデータをすぐ提示できる状態にしておく必要はあります。
「今は忙しいから後で」と後回しにすると、確定申告の直前にまとめて対応することになり、かえって大変になってしまいます。
実際の確定申告の進め方に不安がある方は、こちらの記事もあわせてどうぞ。
- ✓フリーランスライターも電子帳簿保存法の対象になる
- ✓電子データで受け取った請求書・領収書は、印刷せずデータのまま保存する
- ✓フォルダ分け＋ファイル名ルール、またはクラウド会計ソフトで対応できる
- ✓後回しにせず、今のうちに仕組みを整えておくと安心
経理や税金の話は、ライターの仕事の中では地味に感じるかもしれません。
それでも、ここをきちんと整えておくことは、この先も安心して仕事を続けていくための土台になります。
経理を後回しにして苦労した経験があるからこそ、今のうちに整えておくことをおすすめしたいです。
もし、まだWebライターとしての仕事の進め方そのものに不安がある、これから本格的に学びたいという場合は、マンツーマンで学べるスクールという選択肢もあります。
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