プリンターのインク・コピー用紙を買ったときの仕訳【個人事業主向け】

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インクもコピー用紙も、基本は「消耗品費」で仕訳します。借方は消耗品費、貸方は払い方に合わせて、現金・普通預金・未払金などを使います。

インクは、使うとなくなるものなので消耗品費です。コピー用紙も消耗品費に入れるのが一般的ですが、「事務用品費」を使う方法もあります。

金額も、あまり心配はいりません。取得価額が10万円未満のものは、買った金額の全額を消耗品費にできます。インクや用紙は、ほとんどがこの範囲に収まります。

コピー用紙は、消耗品費でも事務用品費でも、どちらを使っても構いません。大事なのは、どちらかに決めたら、ずっと同じ科目で続けることです。

迷うなら、インクと同じ「消耗品費」にそろえておくと、科目が増えず、あとから集計しやすくなります。

金額が少なければ、買った日に全額を消耗品費にする処理が実務上よく使われます。

厳密には、買った時点でまだ使っていない分は、資産の「貯蔵品」として考えます。使ったときに、消耗品費へ移す形です。ただ、インクや用紙のような少額のものは、使うたびに仕訳を入れるのが現実的ではありません。そのため、買った日に消耗品費にする方法が認められています。

気をつけたいのは、年末に大量に残るような買い方をしたときです。金額が大きいまとめ買いで、未使用の分が多く残るなら、貯蔵品として扱う考え方もあります。迷ったときは、お近くの税務署か税理士さんに確認してみてください。

家族と共用しているプリンターのインク・用紙は、事業で使った割合の分だけが経費になります。この「割合で分ける」考え方を、家事按分といいます。

仕事専用のプリンターや、仕事用に別で買った用紙なら、按分はいりません。全額が経費です。反対に、家族の印刷にも使うプリンターなら、私用の分を経費から外します。

按分の割合に、決まった計算式はありません。そのため、なぜその割合なのかを、自分で説明できることが大切です。

たとえば、次のような考え方があります。

割合は、一度決めたら毎年そろえて使うのが基本です。事業割合を実際より大きくするのは避けましょう。

勘定科目・金額・摘要欄（メモ）まで、そのまま転記できる形にしました。税込経理の例で、金額は税込です。

仕事専用のプリンターのインク5,500円を、現金で買った

コピー用紙3,300円を、ネット通販で注文して、クレジットカードで払った

日付は、カードで買った日にします。口座から引き落とされる日には、次の仕訳を入れます。

家族と共用するプリンターのインク6,000円を、現金で買った（事業割合50%）

借方が2行になりますが、貸方の現金は6,000円の1行です。借方の合計も6,000円で、貸方と一致します。

仕事専用のインク5,500円を、夫のクレジットカードで買った

事業用のお金は減っていないので、貸方は事業主借です。夫の口座から引き落とされる日の仕訳は、入れません。

インクや用紙は、買う回数が多く、少額なので、記帳がたまりやすい支出です。会計ソフトなら、カードや口座の明細を取り込めるので、1件ずつ書き写す手間が減ります。

会計ソフトは年会費がかかるのがデメリットです。それでも、手書きに比べると手軽で、パソコン・スマホ・マイナンバーカードがあれば、家から一歩も出ずに確定申告まで進められます。